Excel u proizvodnji: gdje prestaje pomagati i počinje koštati

Gotovo svaka proizvodna tvrtka počne u Excelu. To je razumno: tablica je besplatna, svi je znaju koristiti i u jednom popodnevu se složi evidencija narudžbi, zaliha i radnih naloga. Problem nije u tome što ste počeli u Excelu, nego što u njemu ostanete dulje nego što on može nositi.

Zašto Excel u početku radi

Dok jedan čovjek vodi i nabavu i proizvodnju i isporuke, tablica je produžetak njegove glave. On zna koji je list aktualan, koja je formula ručno prepravljena i zašto je jedan redak obojen žuto. Podataka je malo, pa se greška brzo uoči.

To se mijenja kad tablicu počne koristiti više ljudi i kad se o njoj počnu donositi odluke koje koštaju: koliko materijala naručiti, koji rok obećati kupcu, po kojoj cijeni prodati.

Gdje počinje koštati

Više inačica iste istine. Datoteka se pošalje e-poštom, netko je spremi lokalno, netko doda stupac. Nakon mjesec dana postoje plan_proizvodnje_v3_novo.xlsx i plan_proizvodnje_v3_novo_ISPRAVLJENO.xlsx, a nitko sa sigurnošću ne zna koja vrijedi. Skladište radi po jednoj, prodaja obećava po drugoj.

Prepisivanje. Isti podatak upisuje se više puta: narudžba kupca u jednu tablicu, potreba za materijalom u drugu, izdatnica u treću, a na kraju sve još jednom u računovodstveni program. Svaki prijepis je prilika za grešku, a svaka greška se otkrije kasno, obično kad kupac nazove.

Zalihe koje vrijede jučer. Tablica zna ono što je netko upisao. Ako je materijal izdan u proizvodnju u dva popodne, a upisan sutra ujutro, nabava do tada radi s pogrešnim stanjem. Posljedica je ili zastoj jer materijala nema, ili novac zarobljen u zalihi koja nije trebala biti naručena.

Nema traga tko je što promijenio. Kad se cijena materijala ili količina u normativu promijeni, u tablici ostaje samo nova vrijednost. Ne zna se tko ju je promijenio, kada ni zašto. Kod reklamacije ili inventurne razlike to znači da uzrok više nije moguće pronaći.

Cijena koštanja je procjena. Da biste znali koliko proizvod stvarno košta, trebate utrošeni materijal, utrošeno vrijeme i škart po radnom nalogu. U tablici se to rijetko vodi do kraja, pa se cijena računa iz normativa koji je netko postavio prije dvije godine. O tome više pišemo u članku o normativima i radnim nalozima.

Znanje je u jednoj glavi. Tablicu razumije onaj tko ju je složio. Kad ode na godišnji ili iz tvrtke, s njim odu i makronaredbe, skrivena pravila i značenje boja.

Sedam znakova da ste prerasli tablicu

1. Stanje zaliha provjeravate odlaskom u skladište, a ne pogledom u evidenciju.
2. Na pitanje “kad možemo isporučiti” odgovor ovisi o tome koga pitate.
3. Isti podatak upisujete na tri ili više mjesta.
4. Mjesečno zatvaranje traje dulje od tjedan dana jer se podaci usklađuju ručno.
5. Inventura redovito pokaže razlike koje nitko ne zna objasniti.
6. Ne možete u deset minuta reći koliko ste zaradili na određenom proizvodu ili kupcu.
7. Jedna osoba je nezamjenjiva jer jedina zna kako tablice rade.

Ako ste prepoznali tri ili više, trošak ostanka u Excelu već je veći od troška promjene. Samo ga ne vidite na jednom računu, nego je razmazan po zastojima, prekovremenim satima, pogrešnim narudžbama i odlukama donesenim na pogrešnim brojkama.

Što ERP zapravo mijenja

ERP nije veća tablica. Razlika je u tome što se podatak upisuje jednom, na mjestu gdje nastaje, i od tog trenutka ga vide svi kojima treba.

• Narudžba kupca otvara potrebu za materijalom i radni nalog, bez prepisivanja.
• Izdavanje materijala u proizvodnju odmah smanjuje zalihu.
• Završetak radnog naloga povećava zalihu gotovih proizvoda i bilježi stvarni utrošak.
• Račun nastaje iz isporuke, a knjiženje iz računa.
• Svaka promjena ima korisnika i vrijeme.

Rezultat nije samo manje tipkanja. Rezultat je da se na pitanje o stanju, roku ili marži može odgovoriti iz sustava, a ne iz sjećanja.

Kad Excel i dalje ima smisla

Excel ne treba izbaciti. Za jednokratne analize, simulacije i izvještaje koje radite jednom godišnje i dalje je najbrži alat. Dobar ERP zato podatke izvozi u tablicu jednim klikom. Pravilo je jednostavno: Excel je za računanje nad podacima, a ne za njihovo čuvanje.

Kako prijeći bez zastoja

Najčešća greška je pokušaj da se sve promijeni odjednom. Prijelaz koji uspije obično izgleda ovako:

1. Popišite tablice koje se stvarno koriste i tko ih održava. Često ih je dvostruko više nego što uprava misli.
2. Počnite od mjesta koje najviše boli. Najčešće su to zalihe, jer se na njima razlike najbrže vide u novcu.
3. Očistite šifrarnike prije prijenosa. Artikl koji u tablicama postoji pod tri naziva u novom će sustavu biti tri artikla.
4. Vodite oba sustava paralelno mjesec ili dva, pa usporedite rezultate prije gašenja tablica.

Hoće li to biti gotov paket ili sustav po mjeri, zasebna je odluka o kojoj pišemo u članku ERP po mjeri ili gotov paket.

Naš sustav FERP gradimo upravo za takve prijelaze: skladište, proizvodnja, logistika, blagajna, fiskalizacija i kadrovi u jednom sučelju, složeni prema procesima poduzeća, a ne obrnuto. Ako ste se prepoznali u popisu, opišite nam kako danas radite i reći ćemo vam odakle bi imalo smisla krenuti.