ERP po mjeri ili gotov paket: kako odabrati

Kad tvrtka odluči da joj treba ERP, prva odluka nije koji proizvod, nego koja vrsta: gotov paket koji se podešava ili sustav koji se gradi prema njoj. Oba puta mogu završiti dobro i oba mogu završiti skupo. Razlika je u tome kojoj tvrtki koji odgovara.

Što je što

Gotov paket je proizvod koji već koriste stotine ili tisuće tvrtki. Kupuje se licenca ili pretplata, a prilagodba se svodi na postavke: šifrarnike, tokove odobravanja, izgled dokumenata.

Sustav po mjeri gradi se prema procesima jedne tvrtke. Nema funkcija koje vam ne trebaju i ima one koje nitko drugi nema.

Između postoji i treći put, koji je u praksi najčešći: postojeća platforma s gotovim osnovnim modulima, na kojoj se posebni dijelovi dograđuju prema tvrtki.

Gotov paket

Prednosti

• Radi od prvog dana, jer je već isproban kod drugih.
• Početni trošak je niži i poznat unaprijed.
• Zakonske izmjene, poput novih pravila fiskalizacije, stižu kroz redovite nadogradnje.
• Lakše je naći ljude koji ga već poznaju.

Ograničenja

• Vi se prilagođavate sustavu. Tamo gdje se vaš proces razlikuje od predviđenog, nastaju zaobilazna rješenja, a često i tablice sa strane.
• Plaćate module i funkcije koje ne koristite.
• Dublje prilagodbe su skupe i znaju otežati buduće nadogradnje.
• Ovisite o cjeniku i planovima proizvođača. Pretplata po korisniku raste zajedno s tvrtkom.

Sustav po mjeri

Prednosti

• Prati način na koji stvarno radite, uključujući ono po čemu ste bolji od konkurencije.
• Sadrži samo ono što koristite, pa je jednostavniji za ljude koji u njemu rade.
• Povezuje se s postojećim strojevima, uređajima i programima bez kompromisa.
• Nema naknade po korisniku koja raste s brojem zaposlenih.

Ograničenja

• Do prve upotrebljive inačice treba više vremena.
• Početni trošak je viši.
• Rezultat ovisi o tome koliko dobro izvođač razumije vaše poslovanje. Programer koji ne razumije skladište ili knjigovodstvo napravit će upravo ono što ste rekli, a ne ono što vam treba.
• Ovisite o izvođaču. Zato su vlasništvo nad kodom, dokumentacija i pristup podacima pitanja za ugovor, a ne za kasnije.

Kako odlučiti

Korisno je odgovoriti na pet pitanja.

1. Koliko je vaš proces poseban? Računovodstvo, plaće i osnovno skladište rade slično u svim tvrtkama, i tu gotova rješenja u pravilu zadovoljavaju. Proizvodnja, planiranje, kalkulacije i sve ono što kupci prepoznaju kao vašu prednost često ne stanu u predviđene okvire.

2. Gdje gubite najviše vremena i novca? Ako je to u dijelu koji je svima isti, paket će to riješiti. Ako je u dijelu koji je samo vaš, paket će ga zaobići, a problem će ostati.

3. S čime se sustav mora povezati? Strojevi, vage, čitači, web trgovina, banka, postojeći programi. Što je više veza i što su neobičnije, to je prilagodljivost važnija.

4. Koliko se često mijenjate? Tvrtka koja uvodi nove proizvode i mijenja procese svakih nekoliko mjeseci treba sustav koji se mijenja s njom, brzo i bez velikog troška.

5. Tko će ga održavati za pet godina? Kod paketa to je proizvođač i njegovi partneri. Kod sustava po mjeri to je izvođač, pa provjerite koliko dugo postoji, tko su mu klijenti i što se događa s kodom ako prestane raditi.

Trošak kroz pet godina, a ne prve godine

Usporedba početnih cijena gotovo uvijek daje prednost paketu. Usporedba kroz pet godina često izgleda drukčije, jer u nju ulaze:

• licence ili pretplata, po korisniku i po modulu
• uvođenje, prijenos podataka i obuka
• prilagodbe i njihovo održavanje pri svakoj nadogradnji
• podrška i izmjene
• vrijeme vlastitih ljudi tijekom uvođenja
• trošak onoga što sustav ne pokriva, a nastavlja se raditi ručno

Zadnja stavka se rijetko računa, a često je najveća. Sustav koji pokriva osamdeset posto procesa ostavlja dvadeset posto u tablicama, sa svim posljedicama koje opisujemo u članku o Excelu u proizvodnji.

Najčešće greške

• Odabir prema popisu funkcija. Dulji popis ne znači da sustav bolje odgovara. Važnije je vidjeti svoj tipičan radni dan odrađen u njemu.
• Preslikavanje starog načina rada. Uvođenje sustava prilika je da se proces pojednostavi, a ne da se loša navika ugradi u softver.
• Nedefiniran opseg. Bez jasnog popisa što sustav mora raditi prvog dana, a što može kasnije, projekt nema kraja.
• Podcijenjen prijenos podataka. Neuredni šifrarnici artikala, kupaca i dobavljača najčešći su uzrok kašnjenja.
• Projekt bez vlasnika u tvrtki. Izvođač ne može umjesto vas odlučiti kako želite raditi.

Kako mi tome pristupamo

FERP je naš ERP, građen po mjeri poduzeća: skladište, proizvodnja, logistika, blagajna, fiskalizacija i kadrovi u jednom sučelju. Osnova je zajednička i provjerena, a ono po čemu se tvrtka razlikuje slaže se prema njoj. Gradi ga isti tim koji se bavi financijama i kontrolingom, pa sustav od početka daje brojke kakve uprava treba.

To nije odgovor za svaku tvrtku. Ako su vam procesi standardni i dobro pokriveni gotovim paketom, reći ćemo vam to. Ako niste sigurni, opišite nam kako radite i dobit ćete iskrenu procjenu u kojem smjeru ima smisla ići.