Zalihe koje se ne slažu sa stanjem: odakle razlike i kako ih zaustaviti

Jednom godišnje tvrtka zaustavi rad, prebroji skladište i ustanovi da se stvarno stanje ne slaže s evidencijom. Razlika se proknjiži, zapisnik se potpiše i sve krene ispočetka. Iduće godine razlika je opet tu, otprilike jednaka.

Inventura je pokazala da problem postoji. Nije pokazala gdje nastaje, jer razlika nije nastala na dan inventure, nego tijekom dvanaest mjeseci prije nje.

Odakle razlike dolaze

Kad se razlike razvrstaju po uzroku, krađa je pri dnu popisa. Na vrhu su obične, svakodnevne stvari.

Kašnjenje u evidentiranju. Roba je fizički izdana, a izdatnica se upisuje sutra ili krajem tjedna. U međuvremenu evidencija pokazuje robu koje nema.

Greške kod zaprimanja. Zaprimi se količina s otpremnice dobavljača, a ne ona koja je stvarno stigla. Ili se paleta od 48 komada zaprimi kao 50 jer tako piše u narudžbi.

Zamjena artikala. Dva slična artikla, različite šifre. Izda se jedan, razduži se drugi. Ukupna vrijednost može biti približno točna, a oba stanja pogrešna, jedno u plus, drugo u minus.

Jedinice mjere. Nabavlja se u kutijama, izdaje u komadima, a normativ je u kilogramima. Svaka pretvorba ručno je mjesto na kojem se gubi točnost.

Neevidentirani škart i lom. Oštećena roba se baci ili odloži sa strane, a nitko je ne otpiše.

Utrošak u proizvodnji veći od normativa. Sustav razdužuje materijal prema normativu, a stvarno se troši više. Razlika se nakuplja mjesecima. Kako to pratiti, opisali smo u članku o normativima i radnim nalozima.

Povrati i uzorci. Roba koja se vrati od kupca ili ode kao uzorak često nema svoj dokument.

Roba na krivom mjestu. Artikl postoji, ali nije tamo gdje bi trebao biti. Pri inventuri se ne pronađe pa se knjiži manjak, a idući put se pronađe i knjiži višak.

Koliko to košta

Proknjižena razlika je najmanji dio troška. Veći dio se ne vidi u jednom iznosu:

• Zastoji. Proizvodnja stane jer materijala koji postoji u evidenciji nema na polici.
• Hitne nabave po višoj cijeni i uz skuplji prijevoz.
• Prekomjerne zalihe. Kad se evidenciji ne vjeruje, naručuje se “za svaki slučaj”, pa novac stoji na policama.
• Krive odluke. Marža po proizvodu i vrijednost zaliha u bilanci računaju se iz brojki koje nisu točne.
• Vrijeme. Ljudi provjeravaju stanje odlaskom u skladište umjesto pogledom u sustav.

Tu je i porezna strana: manjkovi iznad dopuštenih granica imaju posljedice za porez na dodanu vrijednost i porez na dobit, a način knjiženja ovisi o uzroku i o internom aktu tvrtke. To je pitanje koje treba riješiti s poreznim savjetnikom prije inventure, a ne nakon nje.

Zašto godišnja inventura nije dovoljna

Godišnja inventura je zakonska obveza i treba je napraviti. Kao alat za upravljanje je slaba, iz tri razloga:

• Otkriva razliku mjesecima nakon što je nastala, kad uzrok više nije moguće pronaći.
• Daje jedan zbirni broj, bez podatka o tome na kojem je koraku greška nastala.
• Ispravlja stanje, a ne proces. Proces koji je razliku proizveo nastavlja je proizvoditi.

Što stvarno pomaže

Evidentirati u trenutku i na mjestu događaja. Zaprimanje se knjiži na rampi, izdavanje na polici, čitačem ili terminalom. Papir koji se prepisuje na kraju dana glavni je izvor kašnjenja i grešaka.

Zaprimati ono što je stiglo. Količina se broji ili važe i uspoređuje s narudžbom i otpremnicom. Razlika se rješava s dobavljačem odmah.

Uvesti kontinuiranu inventuru. Umjesto svega jednom godišnje, svaki tjedan se prebroji mali dio skladišta. Skupi i brzoobrtni artikli češće, spori rjeđe. Razlika se tako uoči dok je trag još svjež.

Označiti lokacije. Svaka polica ima oznaku, svaki artikl svoje mjesto u evidenciji. Roba na krivom mjestu tada je iznimka koja se vidi, a ne redovito stanje.

Tražiti uzrok, ne samo ispraviti broj. Svaka veća razlika dobiva razlog: kasno knjiženje, pogrešna šifra, škart. Nakon nekoliko mjeseci vidi se koji se uzrok ponavlja i tu se mijenja postupak.

Razdvojiti zaduženja. Onaj tko robu izdaje ne bi trebao biti jedini koji je broji i knjiži ispravke. To je osnovna interna kontrola, a ne znak nepovjerenja.

Otpisivati škart kad nastane, s količinom i razlogom.

Odakle krenuti

Ne treba početi sa svim artiklima. Dovoljno je uzeti dvadeset koji nose najveću vrijednost ili najčešće zaustavljaju proizvodnju, brojati ih tjedno mjesec dana i bilježiti uzrok svake razlike. Iz toga se obično vide dva ili tri uzroka koji objašnjavaju većinu problema.

Tu se susreću dvije stvari kojima se bavimo. Interna revizija pregledava skladišni proces i kontrole te pokazuje gdje razlike nastaju. Sustav poput našeg FERP-a omogućuje da se zaprimanje, izdavanje i proizvodnja bilježe jednom i odmah, pa razlike prestanu nastajati na mjestima koja ovise o prepisivanju.

Ako vam inventura svake godine pokaže isto, opišite nam kako skladište danas radi.