Kontroling za vlasnike: pet brojki koje treba gledati svaki mjesec

Mnogi vlasnici o stanju tvrtke saznaju iz dva izvora: iz stanja na računu i iz godišnjih izvještaja. Prvo je previše trenutačno, drugo stiže prekasno. Između te dvije krajnosti nalazi se kontroling.

Računovodstvo i kontroling nisu isto

Računovodstvo bilježi poslovne događaje prema propisima. Njegovi izvještaji namijenjeni su Poreznoj upravi, banci i registru, složeni su po zakonskim pravilima i gledaju unatrag.

Kontroling uzima iste podatke i slaže ih prema pitanjima koja postavlja uprava: na čemu zarađujemo, gdje gubimo, hoćemo li imati novca za tri mjeseca, idemo li prema planu. Gleda unaprijed i nema propisani oblik.

Dobro računovodstvo je preduvjet. Bez točnih i pravodobnih knjiženja nema ni kontrolinga.

1. Bruto marža po proizvodu ili kupcu

Ukupna marža tvrtke je prosjek koji skriva više nego što pokazuje. Gotovo svaka tvrtka ima nekoliko proizvoda ili kupaca koji nose većinu zarade i nekoliko na kojima gubi, a da to ne zna.

Što gledati: prihod umanjen za izravne troškove (materijal, rad, prijevoz, provizije), razvrstan po proizvodu, grupi proizvoda ili kupcu.

Na što upozorava: kupac s najvećim prometom nije nužno i najisplativiji, pogotovo ako ima najveće popuste, najdulje rokove plaćanja i najviše reklamacija.

Za proizvodne tvrtke ova brojka vrijedi onoliko koliko je točna cijena koštanja. O tome pišemo u članku o normativima i radnim nalozima.

2. Novčani tok za idućih trinaest tjedana

Dobit i novac nisu isto. Tvrtka može poslovati s dobiti i ostati bez novca za plaće, jer je dobit zarobljena u nenaplaćenim računima i zalihama.

Što gledati: tjedni pregled očekivanih priljeva i odljeva za tri mjeseca unaprijed. Na strani priljeva računi prema stvarnim navikama kupaca, a ne prema ugovorenim rokovima. Na strani odljeva plaće, porezi, rate kredita i dobavljači.

Na što upozorava: na tjedan u kojem će stanje pasti ispod nule, dovoljno rano da se nešto poduzme: ubrza naplata, dogovori odgoda ili okvirni kredit.

3. Dani naplate i dani plaćanja

Što gledati: koliko dana u prosjeku prođe od izdavanja računa do naplate i koliko od primitka računa dobavljača do plaćanja.

Na što upozorava: ako kupci plaćaju za 75 dana, a vi dobavljačima za 30, razliku od 45 dana financirate sami. Što brže rastete, to vam treba više novca, pa upravo rast može tvrtku dovesti u nelikvidnost.

Uz prosjek je korisno gledati i starosnu strukturu potraživanja: koliko je računa dospjelo prije više od 60 ili 90 dana i čiji su.

4. Odstupanje od plana

Usporedba s istim mjesecom lani govori je li bolje ili lošije nego prije. Usporedba s planom govori je li dovoljno dobro za ono što ste namjeravali.

Što gledati: prihode, glavne skupine troškova i rezultat u odnosu na plan, za mjesec i kumulativno od početka godine.

Na što upozorava: na odstupanje dok je još malo. Trošak koji je u ožujku pet posto iznad plana lako se ispravi. Isti trošak otkriven u studenom više se ne može vratiti.

Ako plana nema, to je prvi posao. Ne mora biti složen: dovoljni su mjesečni prihodi i desetak glavnih stavki troškova.

5. Točka pokrića

Što gledati: koliki mjesečni prihod pokriva sve fiksne troškove. Računa se tako da se fiksni troškovi podijele s postotkom bruto marže. Uz fiksne troškove od 60.000 EUR mjesečno i bruto maržu od 30 %, točka pokrića je 200.000 EUR prihoda.

Na što upozorava: koliko ste daleko od ruba. Tvrtka koja ostvaruje 210.000 EUR mjesečno posluje s dobiti, ali pad prihoda od pet posto vodi je u gubitak. Ta se brojka mijenja svaki put kad zaposlite, uzmete veći prostor ili podignete kredit, pa je treba ponovno izračunati prije takve odluke.

Kako to izgleda u praksi

• Jedna stranica. Pet brojki, svaka s vrijednošću za mjesec, planom i prošlom godinom. Izvještaj od trideset stranica nitko ne čita.
• Do desetog u mjesecu. Brojka koja stigne šest tjedana nakon kraja mjeseca služi samo za arhivu.
• Isti oblik svaki mjesec, da se promjena vidi na prvi pogled.
• Kratak komentar uz odstupanja. Što se dogodilo i što se poduzima.
• Sastanak od pola sata. Brojke o kojima se ne razgovara ne mijenjaju ništa.

Zašto se to u praksi ne radi

Najčešći razlog nije nedostatak volje, nego podaci. Prodaja je u jednom programu, skladište u tablici, proizvodnja na papiru, a knjigovodstvo kod vanjskog servisa koji knjiži s mjesec dana zakašnjenja. Slaganje mjesečnog izvještaja tada traje danima i ovisi o jednoj osobi.

Zato se kontroling i informacijski sustavi teško mogu odvojiti. Dok se podaci prepisuju ručno, i sam izvještaj je nepouzdan. Kad nastaju na jednom mjestu, izvještaj je pitanje jednog klika.

Bavimo se objema stranama: slažemo financijsku analizu i kontroling i gradimo sustave iz kojih brojke dolaze. Ako želite vidjeti kako bi tih pet brojki izgledalo za vašu tvrtku, javite nam se.