Interna revizija u malom i srednjem poduzeću: kada se isplati

Dok je tvrtka mala, vlasnik je sam svoja kontrola. Potpisuje svaku narudžbu, poznaje svakog kupca i vidi svaki račun. Kako tvrtka raste, to prestaje biti moguće. Odluke se prenose na druge, a vlasnik pretpostavlja da stvari i dalje idu onako kako je on radio. Interna revizija provjerava tu pretpostavku.

Što interna revizija jest, a što nije

Često se miješa s dvije druge stvari.

Zakonska (eksterna) revizija daje mišljenje o tome prikazuju li godišnji financijski izvještaji istinito i fer stanje poduzeća. Namijenjena je vlasnicima, bankama i javnosti, obvezna je za poduzeća iznad propisanih pragova i gleda izvještaje.

Porezni nadzor provodi država i provjerava jesu li porezi ispravno obračunati i plaćeni.

Interna revizija radi za upravu i vlasnika. Ne gleda prvenstveno izvještaje, nego procese iz kojih oni nastaju: nabavu, prodaju, skladište, plaće, plaćanja, informatiku. Pita tri stvari: postoji li pravilo, poštuje li se i je li dovoljno dobro. Za većinu malih i srednjih poduzeća nije obvezna, pa se radi zato što je korisna.

Cilj nije pronaći krivca. Cilj je pronaći mjesto gdje proces dopušta grešku ili zloupotrebu, prije nego što se ona dogodi.

Znakovi da je vrijeme

• Tvrtka je narasla, a postupci su ostali isti kao kad vas je bilo deset.
• Jedna osoba naručuje, zaprima robu i odobrava plaćanje.
• Inventura svake godine pokazuje razlike koje nitko ne zna objasniti.
• Troškovi rastu brže od prihoda, a ne vidi se zašto.
• Vlasnik se povlači iz svakodnevnog vođenja ili ga prenosi na sljedeću generaciju.
• Sprema se prodaja, ulazak investitora ili veći kredit.
• Dogodio se incident: prijevara, veća greška ili gubitak podataka.
• Uveden je novi informacijski sustav ili otvorena nova lokacija.

Što se obično pronađe

Nalazi se ponavljaju od tvrtke do tvrtke, jer nastaju iz istih navika.

Nerazdvojene dužnosti. Ista osoba unosi dobavljača u sustav, knjiži njegov račun i provodi plaćanje. Ne mora biti zle namjere da bi to bio rizik: nitko drugi ne vidi grešku.

Popusti i odobrenja bez pravila. Prodaja odobrava popuste i odgode plaćanja prema osjećaju. Kad se zbroje, pokaže se da je marža niža od planirane za nekoliko postotnih bodova.

Nabava bez usporedbe. Dobavljač je isti godinama, cijene nitko ne provjerava, ugovor je istekao.

Skladište. Roba se izdaje bez dokumenta ili se dokument piše naknadno. Više o tome u članku o zalihama koje se ne slažu.

Pristupi koji su ostali. Bivši zaposlenik još ima korisnički račun, a pola ureda zna lozinku za internetsko bankarstvo.

Ručne dorade izvještaja. Podaci se iz sustava izvoze u tablicu, tamo se “ispravljaju” i tek tada šalju upravi. Nitko ne zna što je točno ispravljeno.

Neusklađene evidencije. Stanje kupaca u prodajnom programu i u knjigovodstvu razlikuje se, a razlika se prenosi iz mjeseca u mjesec.

Pravila koja postoje samo na papiru. Pravilnik propisuje dva potpisa. U praksi drugi potpisuje bez gledanja.

Kako izgleda u praksi

Interna revizija u malom ili srednjem poduzeću nije višemjesečni projekt.

1. Dogovor o opsegu. Ne pregledava se sve odjednom. Bira se jedan ili dva procesa u kojima je rizik najveći ili gdje uprava najmanje vidi.
2. Razgovori i obilazak. Kako se posao stvarno obavlja, korak po korak, s ljudima koji ga rade.
3. Testiranje na uzorku. Uzme se, primjerice, trideset nabava iz prošle godine i za svaku se provjeri narudžba, primka, račun i plaćanje.
4. Izvještaj. Kratak, s nalazima poredanim po važnosti. Uz svaki nalaz stoji što se može dogoditi i što se preporučuje.
5. Plan mjera. Tko što mijenja i do kada.
6. Provjera nakon nekoliko mjeseci. Bez nje preporuke ostaju u ladici.

Za jedan proces to obično traje od nekoliko dana do nekoliko tjedana, ovisno o veličini poduzeća i stanju dokumentacije.

Vlastiti revizor ili vanjska usluga

Zapošljavanje internog revizora ima smisla u velikim sustavima. Malom i srednjem poduzeću u pravilu ne treba osoba na puno radno vrijeme, nego nekoliko ciljanih pregleda godišnje. Vanjski revizor donosi i ono što zaposlenik teško može imati: neovisnost o ljudima čiji rad pregledava i iskustvo iz drugih tvrtki.

Koliko se isplati

Korist se rijetko vidi kao jedna stavka, ali se može izračunati na primjeru. Poduzeće s prihodom od pet milijuna eura u kojem prodaja bez pravila odobrava popuste od prosječno dva posto više nego što je planirano gubi sto tisuća eura marže godišnje. Pravilo o tome tko smije odobriti koji popust ne košta ništa.

Druga korist je ono što se nije dogodilo: prijevara koja nije bila moguća, greška uhvaćena prije isplate, kupac koji nije dobio robu na odgodu iako je već kasnio s plaćanjem.

Treća je mirniji prijenos odgovornosti. Vlasnik koji zna da procesi rade i bez njegova potpisa može se baviti razvojem, a ne kontrolom.

Zašto gledamo i sustave

Kontrola koja ovisi o tome da se netko sjeti nešto provjeriti slaba je kontrola. Jaka je ona ugrađena u sustav: plaćanje se ne može provesti bez odobrene narudžbe, popust iznad praga traži drugu osobu, svaka izmjena ostavlja trag.

Zato uz procese pregledavamo i informacijske sustave u kojima se oni odvijaju, a preporuke često uključuju i izmjenu postavki ili ovlasti u programu, a ne samo novi pravilnik.

Ako niste sigurni rade li procesi onako kako mislite, opišite nam što vas brine. Više o usluzi pročitajte u opisu interne revizije poslovanja.